Optimering af indkøb

Struktureret udbud giver besparelser og sparer administration

No Cure, No Pay – Du betaler blot en andel en andel af din besparelse!

 

Struktureret udbud af direkte og indirekte indkøb giver væsentlige besparelser. En besparelse på over 20% på seriefremstillede varer er ikke sjældent.

Når kapitalfonde overtager en virksomhed, er noget af det første de gør at få ekstern hjælp til at opnå besparelser og bedre likviditet fra leverandørerne. Det giver umiddelbart en resultatforbedring, og den bedre likviditet kan anvendes til investeringer i modernisering eller nedbringelse af gæld.

Omkostningerne ved virksomhedens indkøb er både de direkte og de indirekte.

  • De direkte omkostninger er omkostninger, som virksomheden betaler leverandørerne.
  • De indirekte omkostninger er (personale-) omkostningerne virksomheden betaler for at sikre, at de varer eller serviceydelser, som skal bruges, altid er tilstede i ret mængde.

Udbud af indkøbte varer

Indkøb af varer og serviceydelser skal udbydes med mellemrum for at sikre, at virksomheden har den bedst mulige kombination af pris, kvalitet og service. Både produktionsteknik, logistik og service udvikler sig i disse år sig så voldsomt, at det der varer den bedste løsning for bare få år siden, idag kan være gammeldags. Derfor skal indkøbte varer og serviceydelser med mellemrum udbydes til både nuværende og mulige leverandører. Herudover er den viden nye leverandører gratis medbringer særdeles værdifuld.

 

Brug ekstern hjælp til udbud

Det er en fordel at benytte ekstern hjælp til at få nye aftaler på plads. Virksomhedens indkøbere vil ofte have etableret en personlig relation til leverandørerne, som vanskeliggør en udbudsproces med betydeligt resultat. Når de nye aftaler er på plads, tager virksomhedens indkøbere over igen.

 

Et vellykket udbud

Et udbud med godt resultat kræver grundig forberedelse.

  • Udbudsmaterialet skal være klart og virksomhedens ønsker til tilbuddet skal være beskrevet. Der skal være utvetydig beskrivelse af alle varer/serviceydelser. Usikkerhed om leverancens omfang medfører buffere i tilbudskalkulationen og dermed højere pris.
  • Giv tilbudsgiverne klar besked om, hvad der ønskes. Prisreduktion, kredittid, bedre produktkvalitet, logistikservice etc.
  • Det er ekstraarbejde for virksomhedens medarbejdere at beskrive det som ønskes, skaffe opdaterede tegninger etc., så udbuddet skal foretages i overskuelige klumper.
  • Start med de varer/serviceydelser, hvor der idag er mindst tilfredshed, eller hvor der forventes at kunne findes de største besparelser eller største administrative lettelser.
  • Giv tilbudsgiverne rimelige arbejdsvilkår og sæt tid af til at vurdere tilbuddene straks efter modtagelse.
  • Gennemfør de nødvendige ændringer så hurtigt som det kan gøres forsvarligt.

Lad os afklare, hvor store besparelser en ny udbudsproces kan give din virksomhed.

 

Glem ikke de administrative besparelser

En bilfabrik har er enormt IT-system som sørger for, at når Jensen i Århus bestiller en VW Golf med gulstribede nakkestøtter, så ankommer nakkestøtten fra leverandøren direkte på montagepladsen i rette minut og leverandøren bliver automatisk betalt, når varen er korrekt ankommet. Hele den menneskelige administration af bestilling, varemodtagelse og betaling er skåret bort med enorme administrative besparelser som resultatet.

Mindre og mellemstore virksomheder har måske et IT-system, som fortæller hvilke hovedkomponenter der skal bestilles til produktion af en ny ordre. Alle smådelene skal der holdes øje med. Lidt udpenslet ser en normal situation i en producerende virksomhed således ud.

Montøren giver besked til lageret, som giver besked til indkøbsafdelingen, som bestiller varen. Varemodtagelsen giver besked til lageret om at varen er kommet og lageret sørger for, at montøren får de varer han behøver. Varemodtagelsen giver også besked til bogholderiet om at varen er kommet, så bogholderiet kan betale regningen når den kommer. 

Der er gået meget tid med at bestille en æske med 500 skruer til kr. 50. Flere leverandører tilbyder bestillingssystemer, som giver væsentlige administrative besparelser, men ofte giver de også bindinger eller andre omkostninger, så her skal man være vågen.

Lad os se på de administrative procedurer i forbindelse med indkøb af varer og serviceydelser. Måske kan der her spares arbejdstimer samtidigt med at varerne er til stede, når de skal bruges. Dette uden store pengebindinger i lager.